Právní minimum pro účetní – praktické tipy

Úskalí komunikace se správcem daně

Pokud Vás kontaktuje správce daně telefonicky, nebo emailem:

Je třeba vyhodnotit situaci a důvod, proč Vás správce daně kontaktoval a podle toho jednat:

1. Správce daně nás upozorní na chybu, kterou můžeme jednoduše opravit a vyhneme se tím případným problémům – v takovém případě je na místě požadavku vyhovět, jelikož je to v našem zájmu. Pokud si nejste s danou situací jisti, postupujte dle bodu 2. 
2. Správce daně vyžaduje naši součinnost v nepřiměřeném rozsahu či v nepřiměřeném termínu (např. dokládání faktur v řádech dnů, a to opakovaně) – v takovém případě se nebojte požádat správce daně, aby tento požadavek zaslal datovou zprávou. Proč? Protože existuje ustanovení § 32 odst. 2 zákona 280/2009 Sb., daňového řádu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen DŘ), dle kterého nesmí být lhůta k provedení úkonu kratší než 8 dnů (výjimkou mohou být obzvláště naléhavé nebo jednoduché úkony a v případě, že by správce daně určil lhůtu kratší než 8 dnů, tak ji musí odůvodnit). V některých případech se může stát, že správce daně daný požadavek datovou zprávou ani nepošle. Pokud však na svém požadavku trvá a pošle jej datovou zprávou, pak lhůta musí být minimálně 8 dnů (viz výše) od doručení (přihlášení do datové schránky) a na tuto lhůtu je možné dále reagovat dle § 36 DŘ žádostí o prodloužení (zde je už však vhodné spojit se s daňovým poradcem).

Pokud byste na požadavek správce daně sdělený telefonicky nebo emailem reagovali částečným splněním, tak se vystavujete riziku, jelikož jste reakcí souhlasili s daným požadavkem. Pokud tedy nesouhlasíte s postupem správce daně, nereagujte na e-mailové konverzace a v rámci telefonního hovoru sdělte požadavek o zaslání do datové zprávy.

Pokud Vás správce daně kontaktuje datovou zprávou:

Opět je třeba vyhodnotit situaci a důvod, proč Vás správce daně kontaktoval a podle toho jednat:

1. Nemáte-li problém zejména s termínem pro splnění požadavku, pak jej splňte v termínu. Termín začíná běžet den následující po dni přihlášení do datové schránky (nikoli nutně po přečtení zprávy!). Pokud se však do datové schránky nepřihlásíte, tak dojde k fikci doručení, a to uplynutím 10 dnů od dodání zprávy do datové schránky příjemce (pokud tento den vyjde na sobotu, neděli či svátek, tak je dnem doručení nejbližší pracovní den).
2. Jestliže z nějakého důvodu víte, že požadavek v daném termínu nesplníte (protože jste vy nebo klient na dovolené, nemocní atd.), pak je třeba co nejrychleji po doručení požádat o prodloužení termínu dle § 36 DŘ.
3. Jestliže přijde od Finančního úřadu rozhodnutí, proti kterému se chcete bránit, pak je třeba podat odvolání ve lhůtě pro odvolání, tj. do 30 dnů. Náležitosti odvolání jsou uvedeny v § 112 DŘ a mimo identifikačních údajů správce daně, odvolatele a čísla jednacího musí odvolání obsahovat:
   1. důvod, proč odvolání podáváme – v čem vidíme pochybení správce daně;
   2. označení důkazních prostředků – jaké máme důkazy, které podpoří odvolání;
   3. návrh na změnu či zrušení rozhodnutí – jaký požadujeme výsledek.

Pokud odvolání hodláte podat, ale víte, že jej nestihnete podav v termínu, pak můžete podat tzv. blankytní odvolání – obsahuje identifikační údaje, ale neobsahuje důvody pro odvolání. Tímto způsobem můžete získat čas na lepší přípravu, jelikož Vám správce daně zašle výzvu k doplnění podání a určí lhůtu (která opět nesmí být kratší než 15 dnů).

Pokud komunikujete se správcem daně osobně na finančním úřadu:

• Zdržte se zbytečného sdělování informací navíc, které nejsou při daném jednání relevantní.
• Po skončení jednání byste měli podepsat a obdržet protokol z jednání – pokud tak není, tak si jej vyžádejte. V tomto protokolu je totiž uvedeno vše, co bylo předmětem jednání. Doporučujeme daný protokol pečlivě uschovat.

V neposlední řadě je třeba zmínit, že pokud si sami nevíte s něčím rady, tak se obraťte na daňového poradce, nikoli na správce daně. Správce daně Vám nemůže poskytnout právně závaznou radu. 

Nechceme házet všechny do jednoho pytle, ale úředníci Finanční správy jsou také jen lidi a lidi běžně chybují. Již se nám stalo mnohokrát, že správce daně vyzval daňového subjektu k podání dodatečného daňového přiznání, přitom tento postup nebyl v souladu se zákonem. Daňový subjekt je samozřejmě v dané chvíli vyděšen a poslechne správce daně. Správné řešení je ovšem kontaktovat daňového poradce, který si se situací poradí. 

Zasílání daňového přiznání, kontrolního hlášení, souhrnného hlášení

Daňová přiznání (stejně jako KH a SH) je třeba při zaslání datovou schránkou zaslat ve formátu XML. Pro větší právní jistotu ovšem doporučujeme zasílat i související dokument ve formátu PDF a textem např. „V případě rozdílu platí PDF formát“. Je to z toho důvodu, že formát XML je editovatelný, kdežto formát PDF není editovatelný.

Daňová přiznání (stejně jako KH, SH) musí být činěna elektronicky, a to prostřednictvím datové schránky. Ideální je situace, kdy daná podání činí podnikatel sám ze své datové schránky, nebo prostřednictvím daňového poradce. Rizika spojená se situací, kdy si účetní vyžádá přístupové údaje do datové schránky klienta, aby z ní mohla činit podání za klienta, jsme popsali v článku: Daňový poradce vs. účetní 

Využívejte vnitropodnikové směrnice

Jste-li účetní, která poskytuje své služby externě, doporučujeme účtovat na základě vnitropodnikových směrnic klientů. Jestliže klienti vnitropodnikové směrnice nemají, nebojte se jim nabídnout své služby a směrnice jim vytvořit na míru. Kromě toho, že zákon ukládá účetním jednotkám vypracovat a účtovat na základě vnitropodnikových směrnic, může to přinést i řadu benefitů:

1. Minimalizace chyb a nedorozumění

Vnitropodnikové směrnice poskytují jasný rámec a definici pro zpracování účetních operací, což minimalizuje riziko chyb a nedorozumění. Externí účetní, která účtuje podle těchto směrnic, má jasné pokyny k tomu, jak postupovat při konkrétních účetních operacích, což snižuje pravděpodobnost nesrovnalostí v účetnictví.

2. Právní a regulační soulad

Vnitropodnikové směrnice často zahrnují postupy, které zajišťují dodržování právních předpisů a regulačních požadavků. Účtování podle těchto směrnic pomáhá externí účetní zajistit, že účetní operace jsou v souladu s příslušnými zákony, jako jsou například daňové předpisy nebo účetní standardy. Tím se snižuje riziko sankcí nebo dalších právních problémů.

3. Ochrana před odpovědností

Externí účetní nese odpovědnost za správnost vedeného účetnictví. Pokud účtuje na základě vnitropodnikových směrnic, může se v případě kontroly nebo sporů opřít o skutečnost, že postupovala podle jasně definovaných a schválených pravidel. To může pomoci chránit ji před potenciální odpovědností za chyby, které by mohly vzniknout nesprávným účtováním.

4. Efektivní spolupráce a komunikace

Vnitropodnikové směrnice zajišťují jednotný přístup ke zpracování účetních operací, což usnadňuje spolupráci mezi externí účetní a zaměstnanci společnosti. Když externí účetní pracuje podle těchto směrnic, jsou všichni zainteresovaní (včetně interních auditorů, manažerů a dalších) na stejné vlně a vědí, jaké postupy byly použity.

5. Zajištění konzistence a srovnatelnosti dat

Účtování podle vnitropodnikových směrnic zajišťuje konzistenci v účetních záznamech, což usnadňuje srovnání dat v rámci různých účetních období nebo mezi různými divizemi společnosti. To je důležité pro analýzu finančních výkazů, plánování a rozhodování vedení.

6. Přizpůsobení specifickým požadavkům klienta

Externí účetní, která účtuje podle vnitropodnikových směrnic, respektuje specifické požadavky a očekávání klienta. Každá společnost může mít například specifická pravidla pro vykazování nákladů, rozdělování nákladů mezi střediska nebo jiné účetní operace. Dodržování těchto pravidel je klíčové pro udržení spokojenosti klienta a dlouhodobého vztahu.